Come si scelgono i software per la propria struttura?
Partiamo dicendo che grazie alla continua evoluzione della tecnologia, oggi è possibile scegliere tra un’ampia gamma di programmi per la gestione, di cui non si riesce a fare a meno neanche per strutture medio-piccole.
Ci sono quelli più basilari e poco costosi, quelli complessi e dispendiosi: il mondo dei Channel Manager, Booking Engine, CRM e PMS può essere una jungla.
Partiamo dai PMS: Property Manager System.
Fermo restando che non è possibile paragonare sistemi completamente differenti solo in base al prezzo, partiamo da un punto fermo: cosa cerchiamo dal nostro PMS.
Dobbiamo avere bene a mente che funzionalità riteniamo indispensabili e che andremo realmente ad utilizzare: che spreco quando si spendono cifre assurde per funzioni che poi non si sfrutteranno mai. Dobbiamo inoltre cercare aziende che resteranno al passo dei tempi, che sviluppano aggiornamenti periodici e che forniscono statistiche.
Si valuteranno quindi le integrazioni con Channel Manager e Booking Engine, la presenza del CRM (Customer Relationship Management) per gestire professionalmente le relazioni con i clienti attuali e potenziali, e l’accuratezza dei report.
Il Channel ad esempio andrebbe valutato in base al tempo che impiega a lanciare gli aggiornamenti di prezzi e disponibilità, il Booking Engine per la sua qualità responsive e facilità du prenotazione.
Il CRM, molto in voga ultimamente, permette di snellire i rapporti e le comunicazioni con i clienti, inviare facilmente le offerte, confermare prenotazioni, gestire caparre e acconti, e avere tutta la corrispondenza con il cliente racconta nella sua scheda personale (se è integrato al PMS). Attraverso il CRM si possono invire offerte dedicate a specifici tipi di clientela, grazie alle sue capacità di filtraggio delle informazioni, diventando un ottimo strumento di disintermediazione.
Per quanto concerne i report, essi sono molto impotranti per capire la realtà della struttura e gli andamenti, grazie a possibilità di analisi dello storico anche in basi a diversi filtri.
Se devi quantificare l’investimento da fare, assicurati di non buttare i tuoi soldi! A volte spendere poco non deve essere il solo fine: quel booking engine porta molte conversioni? Lo staff ottimizza i tempi con quel PMS? I Report sono utili? Allora spendere un po’ di più conviene!
Valuta bene anche la tecnolgia a cui ti affidi: se vuoi lavorare in cloud assicurati di avere una connessione stabile; altrimenti investi sull’hardware.
Importante inoltre non farsi entusiasmare da tutte quelle nuove funzionalità, che magari durante una demo ci sembrano bellissime, ma dobbiamo chiederci: nella realtà noi e il nostro personale spare usarle e sfruttarle al meglio?
Acquistare un nuovo PMS sarà un investimento nel miglioramento del proprio lavoro: potrebbe quindi non adattarsi per filo e per segno a come lavoriamo adesso, ma questo perché dietro c’è un impegno strategico di chi offre queste soluzioni per professionisti e sa di cosa possono avere bisogno.
